„Mit New Work muss auch das Thema Travel Risk Management erweitert gedacht und umgesetzt werden. Viele Unternehmen stehen hier noch am Anfang. Wir haben eine Checkliste erstellt, mit der Unternehmen ihren aktuellen Status erfassen können.” Corinna Döpkens
Alles anders! Vor gut drei Jahren war der tägliche Weg ins Office selbstverständlich, doch durch den plötzlichen Zwang zum Homeoffice sind flexible Arbeitsmodelle und Remote Work selbstverständlich geworden. Und das in einem Tempo, das unter normalen Bedingungen nicht denkbar gewesen wäre.
Doch das bringt auch eine veränderte Perspektive auf das Thema Reisesicherheit mit sich – und vor allem auch die Notwendigkeit zu mehr Fürsorge-Transparenz. Denn Reisesicherheit und ihre klare Kommunikation sind in Zeiten von New Work wichtige Bausteine im Rahmen des Employer Brandings von Unternehmen. Arbeiten, wo andere Urlaub machen – auch hier gilt „Safety first“!
Travel-Risk-Management-Richtlinien neu ausrichten
Bislang sind die Unternehmen unterschiedlich aufgestellt – einige haben bereits klare Vorgaben und Abläufe implementiert, andere stehen ganz am Anfang oder haben sich mit dieser räumlichen und zeitlichen Entgrenzung von Arbeit noch gar nicht beschäftigt. Viele Mitarbeiter und ihre Ansprechpartner in den Unternehmen wissen in Folge oft nicht genau, ob die Versicherung bei einem Bleisure-Trip greift oder ob der Service des Travel-Risk-Programms bei einer Workation genutzt werden kann. Im Worst-Case-Fall führen diese Sicherheitsdefizite nicht nur zu ungeklärten Versicherungsfällen, sondern auch dazu, dass Mitarbeitende das Vertrauen in ihren Arbeitgeber verlieren. Im „War of Talents“ sicherlich kein Pluspunkt.
Um die positive Auswirkung von „Reisen und Arbeiten“ und die Motivation im Unternehmen als Arbeitgeber zu nutzen, müssen Travel-Risk-Management-Richtlinien neu an hybride und mobile Arbeitsmodelle ausgerichtet werden. Für eine Überprüfung des Status im Unternehmen ist die Erstellung einer Checkliste sinnvoll. Die Inhalte hängen davon ab, wie umfassend der Arbeitgeber im Travel Risk aufgestellt ist.
Die folgenden Punkte sind keineswegs vollständig, geben jedoch Impulse und dienen als Anlass für Unternehmen, ihre Prozesse im Bereich Reisesicherheit generell unter die Lupe zu nehmen:
Allgemeine Prüfung der Versicherungen im Unternehmen wie:
- Unfallversicherung: Werden Dienstreisen aus privaten Gründen früher als erforderlich angetreten oder später beendet, so unterliegt die Fahrt nicht dem gesetzlichen Unfallversicherungsschutz. Gibt es für diesen Fall eine private Unfallversicherung im Unternehmen?
- Dienstreise-Kasko-Versicherung für Dienstreisen mit dem eigenem PKW: Ist der Versicherungsschutz ggf. auf Europa begrenzt, und gibt es eine Selbstbeteiligung des Mitarbeiters im Schadensfall?
- Auslandsreise-Krankenversicherung: Wie viele Tage sind maximal pro Dienstreise versichert, und sind mitreisende Familienangehörige des Mitarbeiters ebenfalls versichert? Falls ja, wie werden diese Mitreisenden erfasst? Ggf. über einen Reiseantrag?
- Reisegepäck-Versicherung: Wer zahlt, wenn der Laptop am Strand kaputt geht? Ist eine Reisegepäck-Versicherung im Unternehmen vorhanden, und bis zu welchem Wert sind welche Gegenstände versichert?
Sofern Ihr Unternehmen mit einem Travel-Risk-Management-System arbeitet, sollten hier ebenfalls die Services und Abläufe für Workation und Bleisure Travel überprüft werden, z.B.:
- Wird ein webbasiertes Informations-, Frühwarn- und Kommunikationssystem genutzt, und kann dieses durch die Mitarbeiter auch außerhalb der reinen Dienstreise genutzt werden?
- Werden Travel Alerts als frühzeitige Warnung an die Reisenden verschickt? Sind diese auch bei Remote Work im Ausland oder Bleisure-Reise möglich?
- Beinhaltet das Travel-Risk-Programm Travel Tracking und ist dieses auch bei Bleisure-Reisenden oder im Rahmen einer Workation unter dem Aspekt Datenschutz und Privatsphäre erwünscht?
- Können Notfallrufnummern jederzeit genutzt werden? Auch von Familienangehörigen?
- Werden die Reisenden und ggf. Begleitpersonen bei medizinischen und sicherheitsrelevanten Notfällen vollumfänglich unterstützt und betreut?
Corinna Döpkens …
ist Beraterin für Business Travel & Mobility und promoviert gerade auch zum Thema Bleisure Travel und Workation. Das Interesse, dass sie dazu im Rahmen ihrer Forschungsinterviews von Unternehmen erfährt, ist aktuell enorm. Der Druck, hier Mitarbeitern Travel Risk taugliche Lösungen anzubieten, ist allerorts hoch, ist sie überzeugt.
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