Travel Management in Pandemie-Zeiten – Safety first!

7. Mai 2021

„Mitarbeiter sollten sobald wie möglich wieder auf Dienstreisen gehen – und Arbeitgeber müssen mehr denn je ihren Fürsorgepflichten nachkommen. Manche Unternehmen hatten hier bisher kaum etwas unternommen, das wird sich jetzt ändern müssen.“ Corinna Döpkens, Beraterin für Travel Management und Gastautorin des Bleisure Traveller

Die Corona-Pandemie hat die Dienstreiseaktivitäten deutscher Unternehmen seit Anfang 2020 quasi lahmgelegt – viele Arbeitgeber haben ein generelles Reiseverbot erteilt oder erlauben eine Reise nur in begründeten Ausnahmefällen. Und auch wenn das steigende Impfgeschehen erste Re-Starts bringt, wollen etliche Unternehmen ihre Geschäftsreiseaktivitäten dauerhaft im Vergleich zu 2019 senken, wie zahlreiche Studien seit Monaten betonen. Doch im großen Stil ist das dauerhaft keine Lösung! Verschiedene Umfragen bei Wirtschaftsunternehmen und Organisationen/Institutionen zeigen ganz klar, dass es dringend notwendig ist, wieder mehr Geschäftsreisen durchzuführen.

Geschäftsreisen sind wichtig für den Erfolg

Geschäftsreisen leisten einen wichtigen Beitrag zu einer positiven konjunkturellen Entwicklung und sind unabdingbar für ein Hochfahren der Wirtschaft. Bei persönlichen Treffen entsteht ein ganz anderes Vertrauensverhältnis. Und wer erinnert sich nicht gern an Erfolgserlebnisse im direkten Austausch?
Bei vielen Mitarbeitern wächst der Wunsch, Geschäftspartner und Kunden auch endlich wieder persönlich zu treffen. Nach vielen Monaten Homeoffice mit Online-Meetings, digitalen Konferenzen, virtuellen Kaffeepausen und Zoom-After-Work-Parties ist die Sehnsucht nach analogen Treffen groß. Endlich mal wieder ungezwungen diskutieren, an Mimik und Gestik ablesen, was mein Gegenüber von meinen Argumenten hält. Digitale Kommunikation kann vieles ersetzen – aber eben nicht alles. Und wenn auch nicht die Möglichkeit durch das Unternehmen besteht, die Reise privat zu verlängern oder vor Ort weiter remote zu arbeiten, dann ist den Mitarbeitern nach Corona erst recht geholfen.

„Einfach so“ auf Geschäftsreise gehen – das geht nicht mehr

Einreise-Beschränkungen, Hygiene-Regeln, neue Genehmigungspflichten und fehlende Planungssicherheit werden uns wohl oder übel noch länger begleiten. Das sehen viele Unternehmen als Hinderungsgrund, sicher auch, weil sie sich mit „Sicherheit und Gesundheit auf Reisen“ bisher kaum auseinandergesetzt hat. Das Thema ist tatsächlich Neuland – da trauen sich wenige ran. Deutsche Unternehmen zum Beispiel liegen in diesem Bereich unterhalb der weltweiten und europäischen Baseline. Das war vor Corona so und hat sich bei vielen Arbeitgebern nicht geändert.

Aber was ist, wenn, wie jetzt, die Reiseaktivitäten wieder zunehmen? Schickt man dann die Mitarbeiter los, ohne Vorkehrungen getroffen zu haben? Keine gute Idee! Denn die Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht ihren Mitarbeitern gegenüber – auch bei Geschäftsreisen (abgeleitet aus §§ 241 Abs. 2 und 617-619 BGB). Und abgesehen von gesetzlichen Bestimmungen – gerade in dieser Zeit möchte man seinem Team ein gutes Gefühl beim Reisen geben. Nichts als ein gutes Gefühl.

Checklisten für sicheres Reisen

Wie kann man hier nun vorgehen? Erstellen Sie eine Checkliste, um schnell einen Überblick zu bekommen. Wichtige Fragestellungen in diesem Zusammenhang sind:
Gibt es eine zentrale Verantwortlichkeit für das Thema Sicherheit und Gesundheit?
Gibt es einen Genehmigungsprozess in Abhängigkeit zur jeweiligen Sicherheitslage?
Erhalten die Mitarbeiter Länderinformationen, Gesundheitshinweise, Verhaltensempfehlungen und Checklisten?
Welche Möglichkeiten der Kommunikation haben die Mitarbeiter während der Reise, sollte es zu einem Zwischenfall kommen?

Unbedingt zu überprüfen sind auch die vorhandenen Dienstreiseversicherungen – vor allem unter dem Aspekt, dass Versicherungsanbieter ihre Produkte an die „neue Wirklichkeit“ angepasst haben und damit teilweise Zusatzversicherungen abgeschlossen werden müssen. Hier gibt es sehr große Unterschiede, und man muss die Police schon sehr genau lesen, um zum Beispiel festzustellen, dass die Versicherung in Pandemie-Zeiten nicht greift.
Bin ich versichert, wenn ich im Ausland an Covid-19 erkranke?
Besteht Versicherungsschutz, wenn ich aufgrund von Covid-19 meine Reise unfreiwillig über den versicherten Zeitpunkt hinaus verlängern muss (Quarantäne, Ausreiseverbot, Streichung des Rückflugs) und dann erkranke?
Werden die Kosten für einen Covid-19-Test bei eigener Erkrankung oder bei Kontakt zu einer positiv getesteten Person übernommen? Und was bedeutet das Reisen in Risikogebiete für meinen Krankenversicherungsschutz?

Ein Check-up für sicheres Reisen ist kein Hexenwerk. Man muss diesen nur angehen, denn er ist unabdingbar für einen hoffentlich baldigen Re-Start im Business Travel Management.

Corinna Döpkens …

ist während ihrer Beratertätigkeit immer wieder überrascht und erschrocken, wie viele Unternehmen das Thema Fürsorgepflicht nicht ernst nehmen. Bisher gab es dafür offenbar auch wenig Anlass, Corona hat die Situation aber grundlegend geändert. Das hat die Travel Management-Expertin auch schon bei vielen ihrer eigenen, aktuellen Dienstreisen und Workation-Trips erlebt.